Dématérialisation des factures : 6 étapes pour la réussir !

Les entreprises vont devoir progressivement se mettre en conformité avec l’obligation de dématérialisation des factures pour leurs opérations d’achat et de ventes en B2B. La loi rendra obligatoire le remplacement des échanges de factures papier par un traitement automatisé de documents numériques. Si l'ampleur de ce projet peut impressionner, il n’a pourtant rien de complexe, y compris pour les TPE et PME. À condition de procéder par étapes... 

#1 Auditer le système de facturation et la base clients de votre entreprise 

Analysez votre processus de facturation sous toutes les coutures : 

• Logiciel : Quel logiciel comptable utilisez-vous ? 
• Acteurs : Qui sont les acteurs dans le processus de facturation ? 
• Volume : Quels sont les volumes de factures traités chaque mois ? 
• SRM : Utilisez-vous un référentiel fournisseur et comment est-il géré ? 
• CRM : Utilisez-vous un référentiel client et comment est-il géré ? 
• Délais : Quels sont les délais de paiement moyen constatés ? 
• Formats des documents : Quel est le format de vos factures (format papier, PDF, EDI…) ? 

Attention à bien distinguer les factures fournisseurs entrantes (achats) et les factures clients sortantes (ventes) dans votre audit. Il est également important d’en profiter par commencer à auditer votre base de données clients afin de vérifier que les numéros SIREN/SIRET sont à jour pour garantir l’aiguillage et la distribution de vos factures. 

L’objectif de la démarche est triple : 

• Cartographier votre manière actuelle de travailler et celle que vous adopterez demain ; 
• Identifier les atouts et les faiblesses du processus existant afin de détecter des leviers de performance à activer ; 
• Anticiper les changements induits par la dématérialisation des factures clients : délais de paiement, étapes de validation, etc. 

C’est pourquoi il est important à ce stade d’intégrer tous les échelons hiérarchiques de l’entreprise, de la direction générale jusqu’aux utilisateurs métiers, afin de recueillir les retours d’expérience et les besoins de chacun. 

La durée et les moyens nécessaires pour auditer votre système de facturation dépendent de la taille de votre entreprise, mais aussi de la documentation existante. Vous pouvez, au besoin, faire appel à un prestataire externe pour réaliser l’audit. 

Ne négligez pas l’audit de l’existant ! Il conditionne la réussite de votre projet en vous permettant d’identifier les besoins auxquels vous devez répondre.  

Les critères de choix d’une solution de facturation électronique 
Découvrez notre checklist des 6 principaux critères à prendre en compte pour faire le bon choix et garantir le succès de votre projet. 

#2 Rédiger un cahier des charges pour la mise en place de la facturation électronique 

Avant de vous lancer dans la recherche d'un outil de dématérialisation (OD) ou d’une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), il est important de rédiger un cahier des charges pour définir les besoins matériels et humains à affecter à votre projet. Il doit mentionner les points déterminants du projet : 

• Volume total de factures concernées, en distinguant les factures émises et reçues, avec une ventilation par clients et fournisseurs ; 
• Processus de validation des factures envisagé (workflow) ; 
• Mode d’archivage des factures papier et classement à prévoir ; 
• Outil comptable utilisé par l’entreprise (logiciel de comptabilité, ERP…) ; 
• Relations établies entre le service comptable et les différents utilisateurs du système pour les relances, la résolution des litiges… 

Ce cahier des charges doit évidemment tenir compte des nouveautés requises par les évolutions réglementaires, notamment des mentions obligatoires à intégrer sur vos futures e-factures, telles que sa date d’émission, sa numérotation, la date de la vente ou de la prestation, l’identité de l’acheteur, du vendeur ou du prestataire, le numéro de bon de 

commande ou encore le numéro de TVA du vendeur et du client si ce dernier est redevable de la TVA auprès de l'administration fiscale. 

Lors de cette étape, il est également nécessaire de définir les objectifs de votre projet de dématérialisation, ainsi que les indicateurs qui vous permettront de vérifier que ces objectifs ont été atteints. 

#3 Choisir la bonne solution de dématérialisation des factures 

De nombreuses entreprises proposent aujourd’hui des solutions de facture dématérialisée. Mais attention à ne pas choisir un outil surdimensionné : privilégiez la mise en place d’un logiciel qui correspond réellement à vos besoins... et à votre budget ! 

Plusieurs critères doivent guider le choix de la plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ou de l’outil de dématérialisation (OD) le plus adapté à vos besoins, comme : 

• La conformité réglementaire de la solution aux exigences de l’administration fiscale (piste d’audit fiable, compatibilité avec le portail Chorus Pro, e-reporting…) ; 
• La sécurité des données enregistrées (hébergement sur des serveurs situés en France, etc.) ; 
• Les impacts sur votre organisation et votre processus de facturation ; 
• Le coût du logiciel ; 
• L’accompagnement dans la prise en main de la solution pour garantir une meilleure appropriation par les personnes concernées… 

Pour faciliter l’adoption de la solution par les utilisateurs finaux, il est important d’intégrer les utilisateurs finaux dans le choix de l’outil. 

Qui est concerné par la dématérialisation des factures ? 

La nouvelle législation (article 26 de la loi de finances rectificatives pour 2022) rend la facturation électronique obligatoire pour l’ensemble des transactions en B2B entre les entreprises assujetties à la TVA en France. Son calendrier d'application tiendra compte de la taille des entreprises : 

Les transactions avec un particulier, un client ou un fournisseur non assujetti à la TVA ou installé à l’étranger, sont uniquement soumises à une obligation de e-reporting à transmettre à l’administration fiscale (montant de l'opération, données de transaction...). 

#4 Tester l’intégration de la solution de facture numérique 

Il est essentiel de prévoir une phase de test de votre plateforme de dématérialisation avant sa mise en place définitive. Pour cela, vous devez identifier tous les cas d’usage possibles avant de tester la solution. 

Cette phase doit vous permettre de réaliser des ajustements sur votre nouveau logiciel de facturation pour anticiper et éviter de futurs problèmes. Vous pourrez notamment vérifier que l'envoi de e-factures et de documents de e-reporting fonctionne correctement, corriger les éventuels bugs, mais aussi profiter de l’intégration de l’outil pour nettoyer vos bases de données clients afin d’avoir des numéros SIREN fiables, à jour et correspondant avec l’annuaire central. 

Cette étape nécessite une collaboration étroite avec le fournisseur de la solution, et votre DSI, le cas échéant. 

#5 Passage à la facture électronique : accompagner le changement en interne 

Les équipes peuvent parfois être réticentes au changement ! Pour les convaincre et les accompagner, faites preuve de pédagogie, en arguant par exemple que le digital sert à aider les collaborateurs, non à les remplacer. 

Vous pouvez ainsi mettre en avant les impacts positifs à prévoir sur leur métier : notamment l’abandon des tâches chronophages liées au traitement des factures (impression, mise sous pli), et un recentrage sur des tâches à plus forte valeur ajoutée – comme l’analyse financière pour le service comptabilité. 

Pour être convaincues, vos équipes doivent être actrices de la démarche. Il s’agit ici d’identifier les collaborateurs concernés par le projet, puis d’en faire des ambassadeurs au sein de leurs services. Idéalement, cette étape doit être initiée le plus en amont possible. 

Commencez par mener avec ces personnes relais un atelier de définition des besoins. Impliquez-les ensuite dans les différentes phases de développement du nouveau système, en particulier durant les tests. 

Il est prudent de prévoir un plan d’accompagnement pour adapter l’organisation du projet et former les utilisateurs au nouvel outil. 

#6 Communiquer sur le passage à la facture électronique auprès de vos entreprises clientes et vos fournisseurs 

L’adhésion de vos fournisseurs et entreprises clientes est indispensable à la réussite de votre projet ! Certains partenaires peuvent toutefois être réfractaires à cette évolution. En communiquant en amont sur les changements d’organisation à venir, vous les amènerez progressivement à accepter la dématérialisation des factures. 

Si besoin, rappelez les échéances de mise en place de la facturation électronique obligatoire dans les opérations d’achats et de ventes en B2B. Et pointez du doigt les bénéfices qu’ils pourront en tirer de leur côté : fluidification des process, réduction des délais de transmission… 

En suivant ces différentes étapes, votre projet de dématérialisation des factures fournisseurs et clients sera sur la bonne voie. Mais ce n’est que le début ! Vous devrez ensuite continuer à suivre le projet en interne pour obtenir des retours sur l’utilisation de la solution, tout comme en externe pour suivre l’adoption de la solution par vos clients et partenaires ou l’évolution de la réglementation… 

Les équipes de La Poste Solutions Business vous accompagnent dans la transformation numérique de votre entreprise et vous conseillent pour mettre en place rapidement des solutions de dématérialisation sûres et conformes à la réglementation.