Dématérialisation de la facture fournisseurs : comment l’anticiper ?

En France, 2 milliards de factures B2B sont envoyées chaque année entre les entreprises assujetties à la TVA (1). Ces dernières sont concernées par la future généralisation de la facturation électronique. Si votre entreprise est concernée par cette mesure, découvrez ce qu’implique la fin de la facture papier afin d’anticiper les impacts de la dématérialisation de la facture fournisseurs, sur vos processus et vos équipes.

Facture électronique en B2B : quels changements pour une entreprise ? 

Qui est concerné par la dématérialisation de la facture fournisseurs ? 

L’ordonnance n°2021-1190 du 15 septembre 2021 prévoit la généralisation de la facture électronique pour toutes les opérations d’achats et de ventes de biens et de services, entre entreprises assujetties à la TVA en France (B2B).  

Cette obligation concerne notamment la réception de vos factures fournisseurs

Comment mettre en place la facturation électronique au sein de votre entreprise ? 

Quelles sont les grandes étapes ? Quels formats faut-il choisir ? A quels partenaires s’adresser ? 

Pour se familiariser avec un nouveau lexique et de nouveaux procédés et pour faire les bons choix, notre guide de la facture électronique constitue un support pédagogique clair et concis pour vous accompagner dans vos démarches.  

Dématérialisation de la facture: les obligations à venir pour une entreprise assujettie à la TVA  

Le Décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022 précise les nouvelles informations et mentions obligatoires à communiquer à l'administration fiscale. 

Toute facture dématérialisée émise devra indiquer le numéro SIREN du fournisseur, l’adresse de livraison des biens, la confirmation que les opérations regroupent exclusivement des livraisons de biens, des prestations de services ou ces deux catégories, ainsi que :  

• La date d’émission de la facture fournisseur dématérialisée ; 
• Sa numérotation ; 
• La date de la vente ou de la prestation ; 
• L’identité de l’acheteur, du vendeur ou du prestataire ; 
• Le numéro de bon de commande ; 
• Le numéro de TVA du fournisseur (s’il est redevable de la TVA auprès de l'administration fiscale) ; 
• La désignation du produit ou de la prestation acheté(e) ; 
• Le détail de chaque prestation ou marchandise ;  
• Les informations relatives au prix ; 
• La somme totale à payer hors taxe (HT) ou toutes taxes comprises (TTC). 

Facturation dématérialisée : les données à transmettre pour les transactions avec des entreprises non assujetties à la TVA  

Les transactions avec une entreprise non assujettie à la TVA, et/ou basée à l’étranger, ne sont pas concernées par l’obligation de dématérialisation de la facture.  

L’émission et l'envoi de factures au format papier restera en effet possible dans le cadre de ces échanges. Pour chaque transaction de ce type, les entreprises devront toutefois transmettre un e-reporting à l’administration fiscale contenant une série d’informations, telles que le montant de l’opération ou de la TVA facturée, le numéro SIREN du fournisseur ou encore la catégorie de la transaction.  

La fréquence de transmission de ces données varie selon le régime d’imposition de votre entreprise : 

• 3 fois par mois pour les sociétés soumises au régime réel normal mensuel d’imposition (le 20 du mois au plus tard pour les opérations réalisées entre le 1er et le 10 du mois, le 30 du mois au plus tard pour celles réalisées entre le 11 et le 20 du mois et le 10 du mois suivant au plus tard pour les opérations restantes) ; 
• 1 fois par mois pour celles qui sont soumises au régime réel normal trimestriel d’imposition (dans un délai de 10 jours suivant le dernier jour du mois faisant l’objet de la transmission) ; 
• 1 fois par mois pour celles étant soumises au régime simplifié d’imposition (entre le 25 et le 30 du mois suivant le mois de la transmission) ; 
• 1 fois tous les 2 mois pour les entreprises bénéficiant d’une franchise de TVA (entre le 25 et le 30 du mois suivant les 2 mois de la transmission). 

Comment dématérialiser et enregistrer une facture électronique ? 

Pour émettre, transmettre, recevoir et archiver leurs factures au format électronique, les entreprises peuvent au choix passer par : 

• Le Portail Public de Facturation (mis en œuvre par l’Etat),  
• Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP – plateforme privée immatriculée par l’administration fiscale), 
• Un Opérateur de Dématérialisation (OD) tiers proposant une solution de dématérialisation clé en main. 

3 idées reçues sur la dématérialisation de la facture fournisseur et client   

La digitalisation des factures est fastidieuse pour une entreprise : ❌ FAUX  

Pour faciliter la réception de vos factures fournisseurs et de vos données d’e-reporting, la plupart des logiciels de comptabilité proposent des connecteurs permettant le raccordement avec votre workflow afin de :  

• Passer par la plateforme Chorus Pro déjà utilisée pour l’échange de factures électroniques entre les entreprises et les entités du secteur public (collectivité territoriale, entreprise publique…) ; 
• Déléguer la facturation à un opérateur associé à une plateforme de dématérialisation partenaire. 

Les entreprises peuvent aussi souscrire un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs et clients incluant des fonctionnalités d’émission, d’envoi et d’archivage. N’hésitez pas à vous renseigner auprès de votre éditeur de logiciel actuel pour savoir s’il propose ce type de solution. 

Gain de temps, simplification des process… Une fois votre outil de dématérialisation de la facture mis en place, l’automatisation de certaines tâches facilite le travail de vos équipes comptables, limite fortement les risques d’omissions et d’erreurs et réduit les coûts associés au traitement de vos documents de facturation papier.  

Utiliser un logiciel de dématérialisation pour la facture simplifie les processus de gestion de la facturation : ✅ VRAI  

Grâce à la mise en place d’une solution de dématérialisation :  

• L’envoi et la réception de vos factures électroniques deviennent instantanés ; 
• L’émission, la transmission, le suivi et l’archivage de vos documents de facturation sont centralisés sur une seule et même plateforme, offrant une traçabilité en temps réel de vos échanges avec vos fournisseurs ; 
• Votre processus de facturation n’est plus soumis aux aléas sociaux et environnementaux (intempéries, crises sanitaires...) et peut être entièrement piloté depuis un ordinateur ; 
• Le format de vos factures entrantes et sortantes est standardisé et contient systématiquement les mêmes informations (date d’émission de la facture, date d’échéance, d’envoi, de dépôt et de réception…) ; 
• Vos délais de paiement s'améliorent ;  
• Le nombre de vos litiges et contentieux diminuent. 

Les données des entreprises ne sont pas suffisamment sécurisées avec la facturation dématérialisée : ❌ FAUX  

Les plateformes de dématérialisation des factures fournisseurs et clients partenaires de l’administration (PDP) vont faire l’objet d’une procédure d’immatriculation par l’administration fiscale, sérieux gage de qualité et de sécurité. 

Les entreprises proposant une solution de digitalisation de ce type seront soumises à un cahier des charges spécifique rigoureux, notamment sur le volet de la protection et de la sécurisation de la donnée transactionnelle. 

Comprendre les termes autour de la dématérialisation de la facture fournisseur et client   

L’obligation de dématérialisation de la facture client et fournisseur s’accompagne d’un nouveau vocabulaire. Voici quelques définitions utiles pour vous aider à comprendre certains termes récurrents :   

L’E-Invoicing (également appelé e-facturation ou facturation électronique) désigne la procédure de numérisation de la création, de l’émission et de l’archivage de vos documents de facturation à l’aide d’une plateforme de dématérialisation. Votre e-facture doit pouvoir être lue et analysée automatiquement par les autorités fiscales, ce qui implique de recourir à un format accepté par l’administration (UBL, CII et Factur-X). 

L’E-Reporting représente l’obligation pour une entreprise de transmettre les données de transactions et de paiement à l’administration fiscale pour les opérations non-concernées par la facturation électronique. 

Le Procure-to-pay (également appelé Purchase-to-Pay ou P2P) désigne l’ensemble du processus d’achats mis en place par une entreprise, de la recherche des produits et des fournisseurs, jusqu’à la gestion de la facturation. Votre organisation peut s’appuyer sur une solution intégrée Procure-to-Pay pour prendre en charge ce processus de bout en bout. 

L’Order-to-cash (ou O2C) regroupe les activités relatives aux commandes clients, de l’émission des devis jusqu’au traitement de la commande, en passant par la gestion de la facturation (émission, relance, enregistrement…).