Lettre recommandée électronique, quels usages pour votre secteur d’activité ?

Utile aussi bien pour les professionnels indépendants que pour les petites, moyennes ou encore grandes entreprises tous secteurs d’activité confondus- la lettre recommandée électronique à de nombreux usages. Mais prenons avant tout le temps de présenter les deux formats de la lettre recommandée dématérialisée. 

Un format hybride pour commencer à dématérialiser vos envois de recommandés

Si l’envoi est digital, la remise du courrier à son destinataire reste physique. 

Ainsi, après que le client a déposé son dossier (la lettre et les pièces jointes à envoyer en recommandé) sur une plateforme digitale, le prestataire se charge d’imprimer les documents, de les mettre sous pli, d’affranchir les envois et de remettre le tout en poste.

La lettre recommandée électronique : un format 100% digital pour aller plus loin dans la transformation numérique

La Lettre recommandée peut également être 100% électronique. Dans ce cas, l’envoi comme la remise du courrier recommandé se font par voie digitale.

Lettre recommandée électronique : des usages pour tous les secteurs d’activités

Tous les secteurs d’activité sont concernés par les courriers dématérialisés. La lettre recommandée électronique peut être utilisée dans tous les cas où un envoi par lettre recommandée est prévu par la réglementation. Citons par exemple : 

• La conclusion ou la résiliation des contrats d’un assureur ;
• L’envoi des promesses de vente, l’envoi de convocations aux AG par les agents et les gestionnaires immobiliers ;
• Les opérations de clôture de comptes réalisées par un banquier ;
• L’envoi d’actes et de notifications par un notaire (actes immobiliers et patrimoniaux, documents dans le cadre de l’exercice du droit de préemption, notifications de rétractation) ;
• L’envoi d’actes juridiques par un avocat (rédaction des actes de promesse de cession par exemple).

La LRE peut également être utilisée dans le cadre des marchés publics : l’acheteur peut notifier grâce à elle sa décision d’attribution d’un projet à l’entité choisie, à l’inverse la notification de rejet. Les procédures liées au marché peuvent aussi être réalisées à l’aide d’une LRE : notification de reconduction de marché, d’un avenant, d’une mise en demeure, d’une résiliation de marché… 

Des usages pour tous les départements de votre entreprise

Tous les départements d’une entreprise peuvent être amenés à utiliser la lettre recommandée électronique. 

Ainsi, la DAF, en lien avec le département des contentieux, peut en avoir usage dans le cadre des procédures de recouvrement des créances ou des dettes. Ces directions apprécieront que la réception des documents soit possible le jour même. De même, la simplification de la gestion des preuves de dépôt et d’envoi ainsi que la traçabilité plus fiable des preuves et des pièces jointes sont deux points intéressants pour elles. Il faut par ailleurs savoir que la digitalisation des envois de courriers recommandés permet d’intégrer au contenu un lien renvoyant vers la facture et le site de paiement. Un point positif pour l’accélération des paiements et des recouvrements. On notera enfin que dans le cas d’une lettre recommandée 100% électronique, la protection juridique est identique à celle d’un courrier recommandé physique.

Parallèlement, la lettre recommandée électronique peut être utile au département des achats, dans le cadre des contrats de fournitures par exemple. Son usage concourt d’ailleurs à l’optimisation des échanges clients.

Enfin, il est possible de procéder à l’envoi de recommandés électroniques au sein du département des Ressources humaines, dans les cadres suivants : 

• L’envoi des notifications à destination des collaborateurs, telles qu’une mise en demeure de justifier une absence, une réponse à une demande de congé spécial, l’envoi des convocations à l’entretien préalable de licenciement ou la notification des sanctions disciplinaires.
• Une procédure de recrutement pour l’envoi d’une promesse d’embauche ou d’un contrat de travail par exemple. 

À noter que par la modernité qu’elle véhicule, la lettre recommandée électronique comporte, en parallèle, des bénéfices au niveau de la marque employeur.

De manière générale, la digitalisation des envois de recommandés est profitable à l’ensemble de l’entreprise . Elle permet non seulement de maîtriser son budget des envois de recommandés mais également de procéder à des envois plus simples et plus rapides. De plus, l’archivage des documents est simplifié tout en étant en conformité avec la loi . Sans compter qu’en cas d’événements sociaux, d’intempéries ou encore de crise sanitaire, la lettre recommandée électronique garantit aux entreprises une continuité de service.